Die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter beginnt lange bevor diese ihren ersten Arbeitstag antreten. Ein strukturierter Onboarding-Prozess ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sich Mitarbeiter von Anfang an wohl und eingebunden fühlen. Auch wenn sich der Onboarding-Prozess in jedem Unternehmen unterscheidet, so haben sie alle eins gemeinsam: sie durchlaufen drei Onboarding Phasen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie diese optimal gestalten und welche Aufgaben dabei auf Sie zukommen.
Die drei Phasen im Onboarding Prozess
Onboarding Phase 1: Das Pre-Boarding
Das Pre-Boarding beginnt mit der Unterzeichnung des Arbeitsvertrages und dauert bis hin zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters. In dieser Phase ist es besonders wichtig dem neuen Mitarbeiter, dem Onboardee, Vertrauen zum Unternehmen zu vermitteln und ihn mit allen notwendigen Informationen zu versorgen. So wird ihm ein unkomplizierter Arbeitseinstieg ermöglicht.
Der Arbeitgeber, sowie HR-Verantwortliche spielen hierbei eine entscheidende Rolle, indem ein strukturierter Einarbeitungsplan erstellt wird. Weitere Aufgaben sind:
- Informieren der wichtigen Ansprechpartner im Unternehmen
- Kommunizieren der Unternehmenskultur
- Einstellung wichtiger Abstimmungstermine für die ersten Arbeitswochen
- Vorbereiten des Arbeitsplatzes: Arbeitsmittel, wie z.B. notwendige Softwareprogramme zur Verfügung stellen und Zugänge sowie Berechtigungen einrichten lassen
- Informieren der Abteilung über den Arbeitsstart des neuen Mitarbeiters
Onboarding Phase 2: Die Orientierung
Auf das Pre-Boarding folgt die Orientierungsphase. Beginnend mit dem ersten Arbeitstag reicht diese Onboarding Phase bis hin in den dritten Monat. Besonders im Fokus liegt die fachliche Einarbeitung, sowie soziale Integration des neuen Mitarbeiters.
Der erste Arbeitstag
Der erste Arbeitstag beginnt mit der Begrüßung des Onboardees. Idealerweise übernimmt ein bereits bekanntes Gesicht den Erstkontakt und stellt – wenn vorhanden – den zugewiesenen Mentor vor. Eine Tour durchs Büro und eine kurze Vorstellungsrunde der Kollegen heißt den neuen Mitarbeiter direkt willkommen.
Der direkte Vorgesetzte des Onboardees sollte dem neuen Kollegen an seinem ersten Tag einen Überblick über die Arbeitsabläufe und Tätigkeiten geben. Besonders wichtig während dieser Zeit ist eine kontinuierliche Kommunikation:
- Welche Erwartungen bestehen gegenüber dem neuen Kollegen?
- Was sind seine Aufgabenbereiche?
- Wer ist der Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen?
Am Ende des Tages sollte ein Face-to-face-Gespräch mit dem Onboardee geführt werden, bei dem nachgehakt wird, ob es bisher Fragen gibt und was getan werden kann, damit der Mitarbeiter sich auch weiterhin willkommen fühlt.
Die erste Arbeitswoche
Entsprechend der Tätigkeit, der Unternehmensgröße und Branche erfolgt in der ersten Arbeitswoche des Onboardees der Überblick über die verschiedenen Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens. In einzelnen Schulungen und Workshops sollte das benötigte Allgemeinwissen vermittelt und detaillierte Informationen zum Unternehmen weitergegeben werden:
- Welche Produkte und Dienstleistungen werden angeboten?
- Welche allgemeinen Abläufe gibt es im Unternehmen?
- Welche Systeme gibt es im Unternehmen und wie werden sie bedient?
- Was muss hinsichtlich des Datenschutzes und der Arbeitssicherheit beachtet werden?
Ein Learning Management System (LMS) kann hier HR-Verantwortliche unterstützen und Online Trainings verwalten, die die wichtigen Themen in ansprechender Form abbilden. Mit unserem LMS hiveQ kann das Onboarding Training nicht nur vereinfacht, sondern auch eine einzigartige Onboarding-Experience geschaffen werden.
Kleine Aufgaben, wie das Einrichten einer E-Mail-Signatur oder die Vorstellung im Corporate Social Network, geben dem Onboardee das Gefühl produktiv zu sein. Die Teilnahme an Präsentationen und Team-Meetings kann hilfreich sein, Projekte und Leads kennenzulernen. Auch die soziale Integration wird dadurch gefördert: Personen, mit denen man in Zukunft häufiger zusammenarbeitet, können einfacher zugeordnet und in einer entspannten Atmosphäre näher vorgestellt werden.
Auch hier ist es wichtig die Nähe zum Onboardee beizubehalten und in regelmäßigem Austausch für Fragen und Bedenken des neuen Mitarbeiters zur Verfügung zu stehen.
Onboarding Phase 3: Die Integration
Die Integrationsphase beginnt ab dem dritten Monat und dauert weitere drei bis neun Monate. In dieser Zeit stehen die nachhaltige Mitarbeiterbindung und das Talentmanagement im Vordergrund. Ziel ist die vollständige und umfassende fachliche, soziale und werteorientierte Integration des neuen Mitarbeiters in das Unternehmen: der Onboardee soll schrittweise mehr Verantwortung übernehmen und Eigeninitiative zeigen.
Während der Integrationsphase wird der neue Mitarbeiter also nicht nur in die Unternehmensstrategie und -ziele eingeführt, sondern soll auch aktiv in Arbeitsgruppen und Projekte mit eingebunden werden. Trainings und Schulungen ergänzen hierbei die Integration und sorgen für einen sicheren Umgang bei den täglichen Aufgaben und der fachlichen Weiterentwicklung.
Nach Abschluss der Integrationsphase geht der Mitarbeiter in den Prozess der regulären Personalentwicklung über, der durch regelmäßige Feedbackgespräche fortgesetzt wird. Hier wird geklärt, wie zufriedenstellend die Arbeit des Mitarbeiters ist, welche Probleme aufgetreten, und welche zukünftigen Entwicklungsmöglichkeiten denkbar sind.
Weitere Tipps zum erfolgreichen Onboarding finden Sie in unserem Blogbeitrag zum Onboarding Training.
Onboarding Phasen: welche Vorteile sie mit sich bringen
Gut durchdachte Onboarding Phasen sind nicht nur ein Investment in die Integration neuer Mitarbeiter, sondern auch ein wesentlicher Beitrag zum langfristigen Erfolg des Unternehmens. Die Vorteile der drei Phasen sind vielfältig:
Fehlervermeidung
Klare Anweisungen und Informationen in den ersten Phasen reduzieren die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Missverständnissen und tragen somit zur Effizienz der Arbeitsprozesse bei.
Motivation
Durch eine herzliche Begrüßung, klare Kommunikation und die Vermittlung der Unternehmenskultur fühlen sich die Mitarbeiter von Anfang an geschätzt und integriert. Dies trägt dazu bei, dass sie sich engagierter und motivierter für ihre Aufgaben einsetzen.
Langfristige Bindung
Wenn sich neue Mitarbeiter von Anfang an gut aufgehoben fühlen und eine positive Arbeitsumgebung erleben, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie dem Unternehmen treu bleiben. Dies ist entscheidend für die Reduzierung von Fluktuation und die langfristige Stabilität des Teams.
Produktivität
Durch klare Anweisungen, Schulungen und die Bereitstellung notwendiger Ressourcen können Mitarbeiter effizienter arbeiten und schneller zum Erfolg des Teams beitragen.
Employer Branding
Ein positives Onboarding-Erlebnis wird von Mitarbeitern positiv weitergetragen, sowohl intern als auch extern. Dies trägt dazu bei, dass das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen und die Rekrutierung neuer Mitarbeiter erleichtert wird.
Fazit: Einzigartige Onboarding-Experience für Ihre neuen Mitarbeiter
Indem Sie die drei Onboarding Phasen– Pre-Boarding, Orientierung und Integration – systematisch durchlaufen, etablieren Sie eine positive Arbeitsumgebung, die die Motivation und Produktivität Ihrer neuen Mitarbeiter nachhaltig steigert.
Mit der IM|S als Partner an Ihrer Seite schaffen Sie eine einzigartige Onboarding-Experience und machen es neuen Talenten leicht, im Unternehmen anzukommen.
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