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Wie Unternehmen mit strukturiertem Wissensmanagement verhindern, dass beim Mitarbeiteraustritt wertvolles Know-how verloren geht – und welche Methoden dabei besonders wirksam sind.
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„Freitag, 16:00 Uhr. Noch eine letzte E-Mail, ein letztes Gespräch mit dem Lieblingskollegen. Dann dreht sich Sabine ein letztes Mal um, hebt die Hand zum Abschied und verlässt das Unternehmen. Nach 18 Jahren. Was sie mitnimmt? Eine Tasche, ein paar Fotos mit Erinnerungen an die Kollegen… und ein Berg an Wissen.“
Ein Fall wie dieser ist kein Einzelfall. Im Gegenteil: Er ist Alltag und ein unterschätztes Risiko. Denn häufig verlässt nicht nur eine Person das Team, sondern auch das Know-how, das über Jahre gewachsen ist. Prozesse, Tricks, Abkürzungen, Kundenhistorien, Fallstricke. Weg. Einfach so.
Was bleibt? Eine Lücke. Und oft ein Team, das ins kalte Wasser springen muss.
Aber muss es zwangläufig so kommen? Nein, sie können diesem Wissensverlust im Unternehmen vorbeugen und zwar bevor es kritisch wird.
Die Lösung: modernes Wissensmanagements – praxisnah, strategisch und effizient!
Wussten Sie dass… in jedem dritten Unternehmen beim Weggang eines Mitarbeiters wichtige Informationen unwiederbringlich verloren gehen? Laut einer Studien liegt der durchschnittliche Wissensverlust bei 42 %.
Wissensmanagement umfasst alle Maßnahmen, um Wissen innerhalb einer Organisation systematisch zu erfassen, zu speichern, zu teilen und zu nutzen. Wissen ist nicht gleich Information. Und es steht selten ordentlich abgelegt in der Cloud. Vieles ist implizites Wissen, also im Kopf der Mitarbeitenden: Erfahrungswissen, persönliche Routinen, Einschätzungen – Dinge, die man nicht googeln kann.
Laut Studien geht in Unternehmen beim Ausscheiden eines Mitarbeiters durchschnittlich 42 % des individuellen Wissens verloren. Das bedeutet: wertvolles Wissen verloren, Know-how weg, Effizienz sinkt. Wissensmanagement bietet hier einen systematischen Ansatz, um genau das zu verhindern.
Deshalb ist Wissensmanagement unerlässlich, um relevantes Wissen zu sichern, wichtige Informationen zu bewahren und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten.
Wissensmanagement im Unternehmen bedeutet nicht, möglichst viele Excel-Listen zu führen. Es geht darum, Wissen aktiv zu erfassen, zu organisieren und zu nutzen – für heute, morgen und übermorgen.
Dabei unterscheidet man drei Arten von Wissen:
Explizites Wissen: Dokumentiert, leicht übertragbar (z. B. Handbücher, SOPs, E-Learnings)
Implizites Wissen: Erfahrungswissen, das oft unbewusst ist
Kollektives Wissen: Die ungeschriebenen Regeln, Werte und Routinen im Team
Gutes Wissensmanagement stellt sicher, dass sowohl explizites Wissen als auch implizites Wissen auffindbar, nachvollziehbar und zugänglich ist.
Merksatz: Nur geteiltes Wissen ist wirksam. Alles andere ist Risikokapital.
Fragen Sie sich:
Was weiß diese Person im Unternehmen, das sonst niemand weiß?
Welche Aufgaben sind nicht dokumentiert?
Welche Kontakte, Kundeninformationen oder Routinen bestehen nur intern?
Tools & Methoden:
Peer-Interviews, Shadowing-Tage, Wissenslandkarten
Screencasts, in denen das vorhandene Wissen gezeigt wird
„So mache ich das“-Dokumentationen
Ziel: Wissen zu erfassen, das oft implizit vorhanden ist und dieses implizite Wissen in explizites zu verwandeln.
Einmal erkannt, muss das Wissen gespeichert werden – und zwar so, dass andere es leicht finden, darauf zugreifen und verstehen können.
Tools & Formate:
Digitale Wissensdatenbanken (z. B. Confluence, Notion, SharePoint, hiveQ)
E-Learnings mit Wissen und Erfahrungen
FAQs, Templates, SOPs, Video-Tutorials
Checklisten in der Wissensdatenbank, auf die alle zugreifen können
Die Nutzung von Wissen erhöht die Effizienz und reduziert den Verlust von Wissen, vor allem beim Ausscheiden eines Mitarbeiters. Die Speicherung von Wissen ist dabei essenziell – wissen zu speichern und wissen zu vermitteln wird zur Kernkompetenz.
Teilen von Wissen ist das Herzstück erfolgreichen Wissensmanagements. Schaffen Sie Gelegenheiten für den internen Wissensaustausch, nicht nur bei der Übergabe, sondern kontinuierlich.
Ideen:
Denn das Wissen von Mitarbeitenden wächst nur dann weiter, wenn es geteilt wird. So können auch neue Mitarbeiter schnell auf relevante Informationen und das vorhandene Wissen zugreifen. Der Austausch von Wissen ist entscheidend.
Einmal dokumentiert heißt nicht für immer gültig. Umfassendes Wissensmanagement bedeutet, Inhalte regelmäßig zu aktualisieren, kontinuierlich und systematisch.
Legen Sie Verantwortlichkeiten fest: Wer pflegt welche Inhalte in der Wissensdatenbank?
Erinnern Sie an Updates durch Routine-Prozesse, z. B. in Team-Meetings.
Ein effektives Wissensmanagement lebt von Wartung, Pflege und den richtigen Tools. Diese helfen, Wissen effizient zu organisieren und zu nutzen und auf Informationen zugreifen zu können.
Mit hiveQ schulen Sie Ihr Vertriebsteam digital, effizient und messbar – für mehr Abschlüsse und kürzere Ramp-up-Zeiten.
Wenn der Abschied naht, braucht es mehr als einen letzten Kaffeeklatsch. Hier kommt der Übergabe-Koffer – Ihre To-do-Liste für den Wissenstransfer:
Checkliste Exit-Wissensübergabe:
Erfahrungswissen dokumentieren (z. B. „5 Dinge, die ich gern vorher gewusst hätte“)
Kundenkontakte mit Kontext übergeben
Laufende Projekte strukturiert aufbereiten
Tipps für die Nachfolge formulieren
Zugang zu Tools, Dateien und Ansprechpartnern prüfen
Übergabe-Gespräch mit der IT-Abteilung & dem Chief Information Officer
Optional: Eine persönliche Video- oder Sprachnachricht teilt nicht nur wertvolles Wissen, sondern vermittelt zeitgleich Wertschätzung.
In einer Welt voller Wandel ist das Wissen Ihrer Mitarbeitenden wertvoller als so mancher Rohstoff. Aber nur, wenn Sie es sichern.
Beginnen Sie nicht erst mit dem Wissensmanagement, wenn Ihr ehemaliger Mitarbeiter auf dem Weg zur Tür ist. Machen Sie es zur Routine, zur Kultur, zum Bestandteil Ihrer Unternehmens-DNA.
Denn ein gelungenes Wissensmanagement bietet mehr als nur Ordnung: Es steigert die Effizienz, fördert Innovation und macht Ihr Team zukunftsfähig.
Viele Unternehmen übersehen, dass gezieltes Wissensmanagement erfolgreiches Arbeiten erst ermöglicht. Dabei ist die Organisation von Wissen, die Nutzung systematischer Wissensmanagement-Tools und der Austausch von Wissen heute mehr denn je ein Wettbewerbsvorteil.
Wollen Sie auch Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen strategisch angehen? Wir helfen Ihnen gern – mit Wissensmanagement Tools, Templates und Know-how.
Unsere Experten werden sich in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen, um einen Demo-Termin zu vereinbaren.
Was Sie erwarten können:
Besuchen Sie uns vom 09. bis 11. September auf der Zukunft Personal in Köln – Europas führender Plattform für alle Themen rund um das People-Business!
