Was ist ein Onboarding-Prozess?
Beim Onboarding geht es um einen strukturierten Prozess im Personalmanagement, der neuen Kolleg/innen dabei hilft, sich nach der Vertragsunterzeichnung bzw. dem Arbeitsbeginn schnell und effektiv in ihre neuen Aufgaben einzuarbeiten.
Ein effektiver Onboarding-Prozess ist entscheidend, um Mitarbeiterfluktuation zu reduzieren. Im Jahr 2022 lag die Fluktuationsrate in Deutschland bei rund 33 Prozent. Ein gut durchdachtes Onboarding bindet neue Mitarbeitende frühzeitig an das Unternehmen und schafft eine Grundlage für langfristigen Erfolg.
Wichtig: Ein gelungenes Onboarding bildet das Fundament für eine positive und dauerhafte Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen
Die drei Onboarding Phasen
Grundlage für den Start ist ein unterzeichneter Arbeitsvertrag. Ist dieser vorhanden, startet die erste von drei Phasen des Onboarding-Prozesses.
Phase 1: Vorbereitung des Onboardings
In dieser Phase ist es die Aufgabe von HR, alle relevanten Unterlagen vorzubereiten und den neuen Teammitgliedern rechtzeitig zur Verfügung zu stellen. Eine Checkliste kann dabei helfen, keine wichtigen Punkte zu vergessen.
Was sollte auf jeden Fall vorbereitet sein:
- Unternehmenspräsentation: Enthält Eckdaten zum Unternehmen und zur Unternehmenskultur
- Einarbeitungsplan: Gibt den genauen Ablauf und die Stationen vor, die das neue Teammitglied durchlaufen wird
- Liste der Ansprechpersonen: Enthält wichtige Kontakte, wie die Führungskraft, die HR-Abteilung, die IT und andere relevante Ansprechpersonen
- Arbeitsmaterialien: Laptop, Zugänge, Maus, Tastatur und andere benötigte Utensilien
Extra Tipp: Eine nette Geste, wie eine Willkommensnachricht oder ein kleines Geschenk am Arbeitsplatz kann den ersten Eindruck positiv beeinflussen.
- Onboarding-Buddy: Eine Kollegin oder ein Kollege aus dem gleichen Team, die/der als Unterstützung zur Verfügung steht
- Zugangs- und Gebäudeschlüssel: Ermöglicht einen reibungslosen Start
- Information an Teammitglieder: Informieren Sie das Team und die Abteilung im Voraus über die Ankunft des neuen Mitarbeitenden
Phase 2: Start in die erste Arbeitswoche
Am ersten Arbeitstag zählt der erste Eindruck besonders. Eine sorgfältige Vorbereitung sorgt für einen reibungslosen Start und ermöglicht ein entspanntes Ankommen.
- Begrüßung im Team
- Zeit für ein erstes Ankommen schaffen: Zum Beispiel mit einem gemeinsamen Kaffee oder einer kurzen Pause
- Überreichen und Durchgehen der vorbereiteten Dokumente
- Vorstellung des Onboarding-Buddys: Dieser fungiert als erste Ansprechperson im Arbeitsalltag
Wichtig: Ein gutes Onboarding-Training kann den Einstieg deutlich erleichtern und stärkt von Beginn an das Gefühl der Zugehörigkeit.
Phase 3: Integration in den Arbeitsalltag
Nach der ersten Woche steht die Integration in den regulären Arbeitsalltag im Fokus. Um den Fortschritt zu überprüfen, sind regelmäßige Gespräche mit dem neuen Teammitglied wichtig.
In der Probezeit und darüber hinaus übernimmt das Team – insbesondere der Onboarding-Buddy – eine zentrale Rolle bei der Integration.
Wichtig: Führen Sie regelmäßige Feedbackgespräche durch, um offene Fragen von Beginn an zu klären und die Integration der neuen Mitarbeitenden zu fördern.
Warum digitales Onboarding Training entscheidend ist für eine gute Einarbeitung
Die Digitalisierung hat auch das Personalwesen revolutioniert. Ein digitales Onboarding-Training bietet eine moderne Lösung, um neue Mitarbeitende effektiv und flexibel einzuarbeiten.
Vorteile des digitalen Onboardings:
- Interaktives Kennenlernen: Systeme und Unternehmenskultur werden auf ansprechende Weise vermittelt
- Individuelle Inhalte: Schulungen können an die spezifischen Bedürfnisse der Mitarbeitenden angepasst werden
- Flexibilität: Ressourcen sind jederzeit und von überall abrufbar
Sie spielen mit dem Gedanken, Ihr Onboarding Training zukünftig digital zu gestalten? Ein Learning Management System (LMS) ist die ideale Plattform, um digitales Onboarding effizient umzusetzen!
Die Rolle eines Learning Management Systems (LMS) im Onboarding Training
Ein LMS ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Onboarding Trainings. Eine zentrale Lernplattform ermöglicht die Verwaltung diverser Schulungs- und Lerninhalte, die Nachverfolgung des Lernfortschritts und die individuelle Anpassung von Schulungsplänen.
Unser LMS hiveQ bietet viele Funktionen, um Ihr digitales Onboarding zu optimieren. Mehr dazu erfahren Sie auf unserer hiveQ-Produktseite.
5 Tipps für Ihr erfolgreiches Onboarding Training
Als Experten für Mitarbeitertraining wissen wir, wie wichtig es ist, am Puls der Zeit zu bleiben und einen Onboarding-Prozess zu gestalten, der nicht nur strukturiert, sondern auch inspirierend ist.
Ein durchdachtes Onboarding-Training geht weit über die Vermittlung von Informationen hinaus – es schafft die Grundlage für ein motiviertes und engagiertes Team. Hier sind fünf bewährte Tipps, mit denen Sie Ihr Onboarding-Training auf das nächste Level heben können.
1. Tipp: Erstellen Sie personalisierte Schulungspläne
Jeder neue Mitarbeiter bringt unterschiedliche Fähigkeiten, Erfahrungen und Lernbedürfnisse mit. Ein „One-Size-Fits-All“-Ansatz reicht hier nicht aus. Personalisierte Schulungspläne ermöglichen es Ihnen, neue Mitarbeitende gezielt und effektiv auf ihre Rolle vorzubereiten.
- Individuelle Anpassung: Nutzen Sie ein Learning Management System (LMS), um maßgeschneiderte Inhalte zu erstellen. Berücksichtigen Sie dabei die spezifischen Aufgaben und Ziele der jeweiligen Position.
- Praktische Beispiele: Für einen neuen Vertriebsmitarbeiter könnten die Schulungsinhalte Verkaufsstrategien, Produktkenntnisse und effektive Kommunikation mit Kunden umfassen. Technische Mitarbeitende hingegen benötigen möglicherweise tiefere Einblicke in Softwaresysteme oder Entwicklungsprozesse.
Vorteil: Mit einer individuellen Herangehensweise steigern Sie nicht nur die Effizienz der Einarbeitung, sondern auch die Motivation und Zufriedenheit der neuen Mitarbeitenden.
2. Tipp: Stellen Sie interaktive Lerninhalte bereit
Eintönige Präsentationen und Dokumente gehören der Vergangenheit an. Interaktive und multimediale Inhalte schaffen ein dynamisches Lernerlebnis, das nachhaltig im Gedächtnis bleibt.
- Einsatzmöglichkeiten: Setzen Sie Simulationen, Quizze, Videos und gamifizierte Lernmodule ein, um komplexe Themen ansprechend zu vermitteln. Mit Formaten wie Big Picture und Learning Cards können neue Mitarbeitende wichtige Inhalte in kleinen, leicht verdaulichen Portionen aufnehmen.
- Unterstützung durch hiveQ: Unser LMS hiveQ schafft eine immersive Lernerfahrung, die speziell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist. Unsere Experten entwickeln Lernmedien, die genau zu Ihrem Unternehmen passen.
Vorteil: Interaktive Inhalte fördern das Engagement und helfen, wichtige Informationen langfristig zu verankern.
3. Tipp: Nutzen Sie klare Kommunikation
Eine reibungslose Kommunikation ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen Onboarding. Transparenz minimiert Unsicherheiten und stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden in das Unternehmen.
- Tools und Technologien: Mit der Streams-Funktion unseres LMS können Sie gezielt Informationen bereitstellen. Nutzen Sie Videos, Grafiken und kurze Updates, um Themen leicht verständlich zu kommunizieren.
- Förderung des User Engagement: Mitarbeitende können Beiträge liken, kommentieren und sich mit Kolleg/innen austauschen. Dies schafft eine dynamische Lern-Community, die den Onboarding-Prozess bereichert.
Vorteil: Regelmäßige Updates und klare Ansprechpartner tragen dazu bei, dass sich neue Mitarbeitende gut informiert und eingebunden fühlen.
4. Tipp: Implementieren Sie regelmäßiges Feedback
Onboarding ist kein einmaliger Prozess, sondern eine kontinuierliche Reise. Regelmäßiges Feedback ist entscheidend, um Fortschritte zu messen und den Einarbeitungsprozess zu optimieren.
- Feedbackmethoden: Nutzen Sie Fragebögen, Happy Sheets oder persönliche Gespräche, um Feedback einzuholen. Mit einem LMS können Sie Feedback-Formulare flexibel gestalten und automatisch auswerten.
- Datenbasierte Verbesserungen: Analysieren Sie das Feedback, um Schwachstellen im Onboarding zu identifizieren und gezielt zu beheben. Neue Erkenntnisse können direkt in den nächsten Schulungszyklus integriert werden.
Vorteil: Mitarbeitende fühlen sich gehört und wahrgenommen, was ihre Zufriedenheit und Bindung ans Unternehmen steigert.
5. Tipp: Pflegen Sie die nachhaltige Beziehungen
Der Onboarding-Prozess endet nicht mit der Einarbeitung. Eine starke soziale Integration und der Aufbau von Beziehungen tragen maßgeblich dazu bei, dass neue Mitarbeitende sich wohl und wertgeschätzt fühlen.
- Mentorenprogramme: Weisen Sie neuen Mitarbeitenden erfahrene Kolleg/innen zu, die sie in den ersten Wochen und Monaten unterstützen.
- Teambuilding: Fördern Sie die Integration durch gemeinsame Mittagessen, Teamaktivitäten oder abteilungsübergreifende Projekte.
- Langfristige Bindung: Aktivitäten wie Yoga-Kurse oder Freiwilligenarbeit schaffen Verbindungen, die über den Arbeitsalltag hinausgehen.
Vorteil: Mitarbeitende, die sich sozial integriert fühlen, sind motivierter und loyaler gegenüber dem Unternehmen.
Fazit: Onboarding Training stärkt die Beziehung zu Ihren Mitarbeitern
Die Einhaltung der fünf Tipps bietet eine gute Grundlage für ein erfolgreiches digitales Onboarding Training, das nicht nur die Integration neuer Mitarbeiter erleichtert, sondern auch die Basis für eine langfristige positive Beziehung zwischen Mitarbeitenden und Unternehmen legt.
Mit unserem LMS hiveQ stehen Ihnen die Ansätze zur Verfügung, um die Tipps in die Praxis umzusetzen und eine einzigartige Onboarding-Experience zu bieten.
Sprechen Sie uns doch an – unsere Experten für Mitarbeitertraining unterstützen Sie darin Lernwelten für Ihre Mitarbeiter zu erschaffen, die sie begeistern werden.
