Was ist ein Onboarding-Prozess?
Onboarding oder auf Deutsch Einführung bezeichnet einen Prozess aus dem Personalmanagement. Neue Kollegen sollen dabei nach Vertragsunterzeichnung bzw. Arbeitsbeginn einfacher an die neuen Aufgaben herangeführt werden.
Im Jahr 2022 lag die Fluktuationsrate in Deutschland bei rund 33 Prozent. Um den hohen Mitarbeiterwechsel zu reduzieren und neue Mitarbeiter von Anfang an an das Unternehmen zu binden, ist ein effektiver Einarbeitungsprozess unerlässlich.
Wichtig: Ein gutes Onboarding neuer Teammitglieder bildet das Fundament für eine langfristige, positive Beziehung zwischen Mitarbeitern und Unternehmen.
Die drei Onboarding Phasen
Grundlage für den Start ist der unterzeichnete Arbeitsvertrag. Liegt dieser vor kann die erste der drei Phasen des Onboarding-Prozesses beginnen.
Phase 1: Vorbereitung des Onboardings
In dieser Phase ist es an der HR verschiedene Dokumente vorzubereiten und dem neuen Teammitglied zu kommen zu lassen. Hier hilft es sich einmalig eine Checkliste zu erstellen.
Was sollte auf jeden Fall vorbereitet sein:
- Unternehmenspräsentation (Beinhaltet Eckpunkte zum Unternehmen und der Unternehmenskultur)
- Einarbeitungsplan (Genauen Ablauf sowie Stationen, die das neue Teammitglied zu durchlaufen hat)
- Blatt mit Ansprechpersonen (Vorgesetzter, HR, IT, andere wichtige Abteilungen)
- IT (Laptop, Zugänge, Maus Tastatur,…)
- Arbeitsplatz (Der Arbeit entsprechend, z.B. Bildschirme)
- Hier empfiehlt sich eine nette Geste, um den ersten Eindruck durch z.B. eine persönliche Nachricht zu verschönern
- Onboarding-Buddy (Kollege aus dem gleichen Team, der das neue Teammitglied mit Rat und Tat zur Seite stehen kann)
- Schlüssel/ Zugangsinformationen zum Gebäude
- Anlegen/ Ergänzen der Personalakte
- Information an Teammitglieder
Phase 2: Start in die erste Arbeitswoche
Der neue Mitarbeitende beginnt seinen ersten Tag der ersten Woche. Wichtig ist auch hierbei wieder der erste Eindruck, bei dem eine gute Vorbereitung das A und O ist. Wichtig ist, dass der neue Job mit Ruhe begonnen werden kann.
Wir empfehlen folgendes Vorgehen:
- Begrüßung im Team
- Kaffee oder Getränk holen (Erlaubt eine kurze Pause und Ankommen)
- Dokumente überreichen und gemeinsam durchgehen
- Onboarding-Buddy vorstellen
Wichtig: Diese Phase kann durch ein gutes Onboarding Training deutlich optimiert werden
Phase 3: Integration in den Arbeitsalltag
Das neue Teammitglied konnte nun das Team kennenlernen und sich mit den Systemen vertraut machen. Soweit die Theorie, um das zu überprüfen ist es an der Stelle essentiell mit dem Kollegen zu sprechen.
Die weitere Integration in der Probezeit und darüber hinaus ist weniger ein Thema der Personalabteilung. Für diesen Teil des Prozesses steht nun das Team und im speziellen der Onboarding-Buddy im Vordergrund.
Wichtig: Regelmäßig Feedbackgespräche durchführen, um offene Fragen zu klären
Warum digitales Onboarding Training entscheidend ist für eine gute Einarbeitung
Die Digitalisierung hat auch im Personalwesen keinen Halt gemacht und den Onboarding-Prozess revolutioniert. Digitales Onboarding Training bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Ihre Mitarbeiter:
- Intuitives und interaktives Kennenlernen der neuen Arbeit und Unternehmenskultur
- Individuelle Anpassungen von Schulungsinhalten
- Bereitstellung von Ressourcen, die jederzeit und von überall abrufbar sind
Sie spielen mit dem Gedanken, Ihr Onboarding Training zukünftig digital zu gestalten? Dann ist ein Learning Management System die richtige Lösung für Sie!
Die Rolle eines Learning Management Systems (LMS) im Onboarding Training
Ein LMS ist ein wichtiger Bestandteil eines erfolgreichen Onboarding Trainings. Eine zentrale Lernplattform ermöglicht die Verwaltung diverser Schulungs- und Lerninhalte, die Nachverfolgung des Lernfortschritts und die individuelle Anpassung von Schulungsplänen.
Unser LMS hiveQ bietet noch viele weitere spannende Funktionen, mit denen Sie Ihre eigene Lernwelt aufbauen können. Einen Überblick über die intelligenten Features erhalten Sie auf unserer Seite zu hiveQ.
So können Sie Ihr Training nicht nur vereinfachen, sondern auch eine einzigartige Onboarding-Experience schaffen.
5 Tipps für Ihr erfolgreiches Onboarding Training
Als Experten für Mitarbeitertraining wissen wir, wie wichtig es ist am Puls der Zeit zu bleiben und einen Onboarding-Prozess zu bieten, der begeistert.
Hier finden Sie fünf bewährte Tipps, wie Sie Ihr Onboarding Training erfolgreich gestalten können.
1. Erstellen Sie personalisierte Schulungspläne
Jeder Mitarbeiter ist individuell – so sollte auch seine Einführung sein. Nutzen Sie die Flexibilität eines LMS und erstellen Sie personalisierte Schulungspläne, die den spezifischen Anforderungen und Fähigkeiten eines jedes neuen Mitarbeiters gerecht werden. Indem Sie Onboarding-Inhalte auf die Position und die individuellen Lernbedürfnisse zuschneiden, schaffen Sie eine effektive Einführungsphase, die nicht nur lehrreich, sondern auch motivierend ist.
So kann einem neuen Vertriebsmitarbeiter, der sich auf den Kundenkontakt spezialisiert, ein Training angeboten werden, das spezifische Verkaufsstrategien, Produktkenntnisse und Kundenserviceaspekte abdeckt.
2. Stellen Sie interaktive Lerninhalte bereit
Langweilige Präsentationen und eintönige Dokumente gehören der Vergangenheit an. Integrieren Sie im Onboarding Training interaktive Elemente, die die Aufmerksamkeit der Teilnehmer fesseln und den Lernprozess ansprechend gestalten. Dies erhöht nicht nur die Effektivität des Trainings, sondern fördert auch das Engagement der neuen Mitarbeiter.
Ob mit einem Big Picture, Simulationen oder Learning Cards – mit unserem LMS hiveQ kann eine immersive Lernerfahrung geschaffen werden. Unsere Experten unterstützen Sie dabei mit professionell erstellten Lernmedien und auf Ihren Bedarf abgestimmten Services. Schauen Sie sich doch einmal unsere vielfältigen Möglichkeiten an Lerninhalten an, mit denen wir Ihr Onboarding Training unterstützen können.
Bild Big Picture (Biespiel)
3. Nutzen Sie klare Kommunikation
Eine klare Kommunikation ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Onboarding Training. Durch transparente Kommunikation schaffen Sie ein positives Umfeld, das Unsicherheiten minimiert und das Vertrauen in das Unternehmen stärkt.
Nutzen Sie neben persönlichen Gesprächen die Streams Funktion unseres LMS, um über spezifische Themen zu informieren und so stetig neue Lerninhalte zu entdecken. Grafiken, Videos oder auch ganze Trainings können ganz einfach eine bestimmte Zielgruppe erreichen. Die Streams Funktion ermöglicht Nutzern zudem Beiträge zu liken, sich in den Kommentaren mit anderen Lernenden auszutauschen und so eine eigene Lern-Community aufzubauen.
Neugierig geworden? Auf unserer Seite über Streams finden Sie weitere Informationen.
4. Implementieren Sie regelmäßiges Feedback
Lernen ist ein kontinuierlicher Prozess – und hört nicht mit dem Abschluss des Onboarding Trainings auf. Umso wichtiger ist es regelmäßiges Feedback zu implementieren und die Effektivität des Onboarding Trainings zu überprüfen.
Egal ob Happy Sheet oder Freitextantwort, freiwillig oder verpflichtend: mit hiveQ haben Sie individuelle Möglichkeiten bei der Gestaltung Ihrer Feedback-Fragebögen. Neue Mitarbeiter erhalten diese nach der ersten Phase des Onboardings und können so den Lernfortschritt ersichtlich machen. Entscheidend beim Feedback-Prozess ist dann, die Erkenntnisse zu analysieren und bei Bedarf Anpassungen am Onboarding Training vorzunehmen. Nur so fühlen sich die Mitarbeiter gehört und im Unternehmen integriert.
5. Pflegen Sie die Beziehungen
Ein erfolgreicher Onboarding-Prozess endet nicht mit der Vermittlung von relevanten Informationen. Es ist entscheidend die Beziehungen zu neuen Mitarbeitern über das Training hinaus zu pflegen, um ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen.
Hier finden Sie einige Beispiele, wie neue Mitarbeiter mit Kollegen, sowie Führungskräften in Kontakt treten können:
- Zuweisung von Mentoren, die die neuen Mitarbeiter anleiten und unterstützen
- Teambildende Aktivitäten, wie gemeinsame Mittagessen oder Yoga-Kurse
- Abteilungsübergreifende Freiwilligenarbeit, die gemeinsames Engagement außerhalb des Arbeitsumfelds schafft
Eine starke soziale Integration trägt dazu bei, dass sich die Mitarbeiter nicht nur fachlich, sondern auch emotional mit dem Unternehmen verbunden fühlen.
Fazit: Onboarding Training stärkt die Beziehung zu Ihren Mitarbeitern
Die Einhaltung der fünf Tipps bietet eine gute Grundlage für ein erfolgreiches digitales Onboarding Training, das nicht nur die Integration neuer Mitarbeiter erleichtert, sondern auch die Basis für eine langfristige positive Beziehung zwischen Mitarbeiter und Unternehmen legt.
Mit unserem LMS hiveQ stehen Ihnen die Ansätze zur Verfügung, um die Tipps in die Praxis umzusetzen und eine einzigartige Onboarding-Experience zu bieten.
Sprechen Sie uns doch an – unsere Experten für Mitarbeitertraining unterstützen Sie darin Lernwelten für Ihre Mitarbeiter zu erschaffen, die sie begeistern werden.
- Updated: 04.05.2024
